Processo de elaboração do PDTIC 2023-2026
O PDTIC é um documento que passa por uma série de transformações ao longo de sua utilização: desde o momento em que é concebido, até o momento em que se encerra. A esse conjunto de transformações é denominado Ciclo de Vida do PDTIC ou Macroprocesso de PDTIC.
O ciclo de vida se inicia com a concepção do documento, ou seja, no processo de elaboração. Após concebido, o documento deverá ser acompanhado ao longo de sua validade, realizando-se o monitoramento e a avaliação adequados, o que pode refletir em sua revisão.
Além disso, o PDTIC anterior também representa um importante insumo para que um novo ciclo de elaboração do PDTIC seja iniciado.
Processo de Elaboração
Os subprocessos que compõem o processo de elaboração são:
- Preparação
- Diagnóstico
- Planejamento
Preparação
A Preparação representa o início do processo de elaboração do PDTIC. O processo se inicia com o Comitê de Governança de Dados e Segurança da Informação (CGDSI) definindo a abrangência e o período de vigência e indicando a equipe de elaboração desse PDTIC (EqEPDTIC). Essa indicação é formalizada por meio de uma portaria.
Em seguida, são conduzidas as atividades de descrição da metodologia de elaboração do PDTIC, de consolidação dos documentos de referência, de identificação das estratégias da organização e dos princípios e diretrizes, os quais compõem uma proposta de Plano de Trabalho a aprovada pelo CGDSI ao final. Portanto, este subprocesso reúne aspectos decisórios de caráter superior, aprovação de documentos e atividades diretamente voltadas à elaboração do Plano de Trabalho, o qual orientará a condução da elaboração do PDTIC. Há a participação da EqEPDTIC e do CGDSI.
As atividades que compõem o subprocesso de Preparação são:
1.1. Definir abrangência e período do PDTIC
1.2. Definir a Equipe de Elaboração do PDTIC – EqEPDTIC
1.3. Descrever a metodologia de elaboração
1.4. Consolidar documentos de referência
1.5. Identificar estratégias da organização
1.6. Identificar princípios e diretrizes
1.7. Elaborar o Plano de Trabalho do PDTIC – PT-PDTIC
1.8. Aprovar o PT-PDTIC
Conforme registrado em ata, o PT-PDTIC foi aprovado pelo Comitê Gestor de Tecnologia da Informação - CGTI, em reunião ordinária, no dia 31/08/2021.
Diagnóstico
Este subprocesso se caracteriza por buscar compreender a situação atual da TIC na organização para, em consonância com esse quadro, identificar as necessidades (problemas ou oportunidades) que se espera resolver.
Para isto, são contempladas as atividades relacionadas à análise estratégica e ao levantamento de necessidades. A análise estratégica é realizada para posicionar a TIC da UFSJ no seu contexto organizacional. O levantamento de necessidades parte daquelas relacionadas à informação e se desdobra em todas as outras associadas à TIC: serviços, infraestrutura, contratações e pessoal de TIC.
É importante observar que este subprocesso exige grande interação com as outras áreas da organização, uma vez que realiza extensa coleta de dados e análise de documentos. Um dos principais artefatos produzidos neste subprocesso, e muito importante para todo o processo de Elaboração do PDTIC, é o Inventário de Necessidades. O inventário é consolidado, ao final do subprocesso, a partir do levantamento de necessidades provenientes, basicamente, de todas as atividades que compõem a fase de diagnóstico.
No Diagnóstico, a execução de grande parte das atividades compete à EqEPDTIC. Porém, o CGTI também atua, especificamente, para realizar a aprovação do inventário de necessidades, após a consolidação pela EqEPDTIC.
As atividades que compõem o subprocesso de Diagnóstico são:
2.1. Analisar resultados do PDTIC anterior;
2.2. Analisar o referencial estratégico de TIC;
2.3. Analisar a organização da TIC;
2.4. Realizar Análise SWOT da TIC;
2.5. Estimar a capacidade da execução da TIC;
2.6. Planejar o levantamento das necessidades;
O levantamento de necessidades foi realizado por meio de questionário próprio, elaborado pela Equipe de Elaboração do Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação - Eq-PDTIC. O questionário foi encaminhado para todas as áreas finalísticas através de seus respectivos representantes na Equipe de Elaboração.
2.7. Identificar necessidades de Informação;
2.8. Identificar necessidades de Serviços de TIC;
2.9. Identificar necessidades de Infraestrutura de TIC;
2.10. Identificar necessidades de Contratação de TIC;
2.11. Identificar necessidades de Pessoal de TIC;
2.12. Consolidar o Inventário de Necessidades;
Planejamento
Este subprocesso é caracterizado por planejar o atendimento das necessidades, estabelecendo os planos e as ações adequados para o alcance dos objetivos esperados. Para isto, contempla- se atividades relacionadas à priorização das necessidades e planejamento de metas e ações, abrangendo aspectos de pessoal, orçamento e riscos.
Um dos principais artefatos produzidos nesse subprocesso, e muito importante para todo o processo de Elaboração do PDTIC, é o Plano de Metas e Ações. Nele constam informações sobre os indicadores, os responsáveis, os prazos e recursos (humanos e orçamentários) a serem utilizados pelas ações.
Ao final desse subprocesso, a minuta do PDTIC é consolidada pela EqEPDTIC, aprovada pelo CGDSI e publicada pela Autoridade Máxima da UFSJ.
Neste subprocesso de planejamento, a execução de grande parte das atividades compete à Equipe de EqEPDTIC. O CGDSI também atua, porém especificamente para realizar a atualização dos critérios de priorização, para a aprovação dos planos e, por fim, para a aprovação da Minuta do PDTIC. A última atividade deste planejamento, a publicação do PDTIC, compete à Autoridade Máxima.
As atividades que compõem o subprocesso de planejamento são:
3.1 Atualizar critérios de priorização;
3.2 Priorizar as necessidades inventariadas;
3.4 Planejar ações de pessoal;
3.5 Planejar orçamento das ações do PDTIC;
3.6 Identificar os fatores críticos de sucesso;
3.7 Planejar o gerenciamento de riscos;
3.8 Consolidar a Minuta do PDTIC;
3.9 Aprovar a Minuta do PDTIC;
Fonte: Guia de PDTIC do SISP
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